我記得在多年前,我剛接觸了整套的企業行政管理制度,當時候規定是規定,執行是執行,所以,讓我感到有點困惑,所以,對於企業管理,到底該照本宣科的運作?還是要給予相當的彈性呢?

當然我現在有了答案,想要分享給你。我相信你在『管理』這個主題上,也常常會遇到這樣的問題~但是,其實這樣的困擾,不是只有『員工』有,『主管』也會有。當大家都從自己的角度,想要謀個『方便』的時候,看哪個方式有益處,就會用那一個方式了…對嗎?!

那到底應該要有彈性,還是按照規定呢?我想就看誰權力大、誰兇、誰是老闆,就聽他的好了,對吧?!我開開玩笑,其實,用對方式來判斷,也是很重要的,這樣就不至於把自己辛苦建立起來的管理模式都推翻掉了。

 

以下是我的一些建議,當你用這些步驟來一一釐清,是否要按照規定執行、或是給予一些彈性作法,你可能會把事情處理得比較順利。

 

首先,看看是否有已經制定的規定?有的話,看它是否還是符合現況,或是它已經是過時的規定了(例如上下班一定要打卡,可是公司已經有更新的錄影系統,來記錄上下班時間了,這樣就是過時的)。過時的規定,應該要拿出來,重新審視,讓這個規定可以合乎時宜,不會在運作上規定是規定、執行是執行。

 

如果還是符合現況,我建議99%的情況下,都不要去開先例(或是特例),這樣可以減少很多『你現在看不到』的麻煩。

我舉個例子,曾經有個員工,來跟我請求開一個特例,只是為了讓他方便好做事,而且看起來,當下,他是可以獲得更多業績的,但是,當我一答應之後,另外一個員工,就跑來問我,為什麼你答應他?那我呢?那一瞬間,我才發現,我的特例解決方式,給我帶來了管理上面的困擾,因為這個員工也問我,那我呢?也可以嗎?

所以,當針對一件事情的處理方式,有太多變化,那麼員工就會沒有執行規定,這樣很危險,所以已經有的規範,也符合現況,我建議就是按照規定。

 

再來,如果沒有規範,常常都是彈性處理的,像是每次員工採購物品,都是隨意金額,沒有請款流程,但是這件事情又會常常發生,那麼,我就非常建議,現在開始就去制定一些規則,好讓大家有所依據,而不感到混亂,每個人運作起來都會有一個標準去執行。

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