身為主管,甚至於是企業老闆,都很希望員工們能夠“自動自發”的表現,自已可以知道該怎麼做,最有效率、可以產出最大的效益,然而事情往往沒有這麼順利,期待都會有些落差,有得時候,落差大到會讓管理者非常沮喪。

在這樣的情況下,謾罵、抱怨沒有幫助,甚至於如果需要主管一直下命令,告訴員工每一步該做什麼,更會讓主管累死、也看不到明確的績效。

該如何在第一次導入一個新計畫、或是新生產線的時候,有效率的把員工組織在一起,讓他們可以高效的生產呢?我認為主管需要擔起組織的工作,好的指揮和工作分配,可以協助一群人合作無間,就像是打籃球上戰場前,也是很需要教練在一旁指揮、指導這一場球賽,要用什麼樣的隊形,才能贏得比賽,是相類似的道理。

通常,這樣做蠻有用的!我覺得簡單又有效,管理不需要複雜、也不需要理論,需要的是實際可以運作的步驟,我認爲在這個新計畫要實施之前,利用一次會議的時間,來溝通協調、組織工作是很有用的,在會議期間,將會是主管去指揮、佈達、協調做法的時候。

首先,將這個新計畫、新生產線的目標,跟負責的員工們做佈達,讓他們了解這整個計畫,最後要成就什麼目標,或是要有什麼樣的結果。

接著,確保這群員工瞭解你所溝通的,當他們了解之後,就會開始拼湊出一些建議,他們就會讓你知道他們想要怎麼做。

一位優秀的管理者,除了發揮自己的影響力之外,也要讓員工們可以一起參與貢獻,所以當他們給予一些建議方案的時候,請記得,先聽聽他們要說什麼,先記錄下來。

再來,將這些工作組織起來、排列好順序,將其中缺乏的點補足,那麼你將會發現,這個計畫的工作分配,已經有80%的成形了。這時候,再將這些工作細項,分派下去給該負責的人,那麼各司其職的功能就發揮出來了!

相信我,在新計畫開始前,花幾個小時將這個部分統整出來,會比事後,做一步算一步的運作,更加有效率,不妨下次你也試試看。

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