前陣子,受邀到一個PMTone社團,分享遠距離工作,該如何注意溝通技巧,來讓人際關係持續圓潤、能夠拉近社交距離,當時跟很多朋友分享了一些溝通、了解的基本原則之後,我個人本身,更有了一個進階的領悟!

 

以往我常常分享如何溝通,如何和別人打好關係、建立共識,而這一次我們聊到的遠距離的運作,那要如何減低疏離感、避免溝通誤差呢?!在那天的互動之下,我總結了三大要點給你,希望對於你也有所幫助:

 

首先,溝通,強調的是意圖、不是語句!

你一定也遇過這種情形,有人扭捏地把話說出來,但是你可以感受到他的好意,所以某個程度上,你可以接受他的意見、或是看法、或是解釋。然後,也有些人,說起話來頭頭是道、又像是很誇獎你,但是你可以感覺到背後是不是有其他的“想法”啊?!對吧?!所以溝通強調的是意圖,如果今天你要創造的是良好的關係、是彼此可以合作共贏,那麼你的意圖是從要幫助這件事情成功的角度出發,那麼,你相對容易獲得對方的認同和支持。

 

其次,溝通要完整很重要,明確的陳述也很重要。

模擬兩可的溝通,覺得對方應該知道、應該會懂、應該會猜到,最容易造成不必要的溝通誤解。一但溝通誤解了,工作的效率就會減低了,那麼,遠距離工作,就更沒有效率了,會讓人感覺到完成工作更辛苦!

 

最後,溝通,維持一定的禮節是重要的!

這也包括,當你要溝通一件事情時,有頭有尾很重要!什麼是有頭有尾呢?就是開頭,你得給予一個適當的稱呼,接著給予說明、或是陳述一下,為什麼要發起這個Email、這個溝通,這樣可以幫助接收訊息的人,準備好要聽、或看你的訊息。然後,有尾是什麼意思呢?給予適切的結論、或是要追蹤的日期、或是你的總結,讓對方可以了解你今天講這些,最後希望達到什麼結果、或是在什麼情況下,你會進一步的溝通、或是去追蹤狀況。這些頭尾,可以幫助你更有效、更友善的溝通。我們有時候急起來,很容易講話去頭去尾,然後跟對方說,你講重點好嗎?!這其實不僅會打壞關係、降低溝通品質、而且可能根本是無效溝通,無法更進一步地把事情完成。

 

以上這三點,看似很簡單,但我發現80%的人都會犯這樣的錯誤,所以,今天特別提出來分享給你,我自己也是重複品嚐這三個要點,也有很好的收穫呢!一起來做看看!

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