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👩🏻‍🦰問:Anita~有學員想知道,公司的管理制度,一定只能一成不變嗎?員工一定只能依照規定,聽話照做嗎?有的時候員工或許有更聰明的方法,是不是只能憋著不說呢? 👩🏻Anita企業教練回答: 這是一個很有趣的問題,其實我常常會遇到不同的企業老闆,或甚至於是一些中高階主管,來問我這些這個問題,他們常常試圖想要在我的回答中找到一個正確解答,所以可以來證明他們的處理方式是對的,或者是期待我給他一些答案是可以解決他的困擾的。 其實要回答這個問題之前,我們要先來看看為什麼要一個制度?制度是用來讓一群人一起做某件事情,可以依據共同同意的原則,去協調安排這件事情該如何完成,如果你是用這樣的角度來看制度,我想關於上面的問題你就有答案了。如果你還不是很確定的話,讓我來舉個例子來幫助你。 讓我來用一家公司的請假制度,當作案例吧!當我們要訂這個請假制度的時候,首先要先來考量這個制度的目的,為什麼要有請假制度呢?一般來說是想要確保當一個員工請假的時候,他的工作項目是有被照顧的,他的任務是會被繼續完成的,或甚至於當客戶要找他協調事情的時候,是能夠找到代理人的。當我們釐清了一個請假制度有以上這些目的的時候,我們會針對這樣的目的去設計一個合適的請假制度,例如幾如果要請事假的話,需要幾天前提交請假申請,如果是超過一個禮拜以上的假期,那麼需要協調安排代理人等等的事務,並且可能會要求更提早幾天,像是兩個禮拜或是一個月以上的時間提出申請,對吧?! 在你確認好這個制度是可行的情況下,身為企業老闆,或者是中高階主管、人事主管,你會將這一個制度宣布給所有的員工理解,讓他們可以去遵守這個規範,理想的情況下,所有的人都依照這個規範去進行,那麼你可以想像你的公司管理會非常有秩序,所有的人都依照已經制定下來的原則去請假,那麼你就不會有突發的狀況難以處理。但是在這樣的制度之下,如果突然來了個天兵員工, 他個人在請假上面有很多自己的想法,或甚至於是不願意去遵守規定下來的條例,每次觸犯的時候就給你很多合理的理由,來去解釋為什麼他做不到,那麼你可以看到公司即將會面臨到一些混亂,例如客戶要找人找不到人,或者是有一些工作莫名其妙的就被延誤了。所以在這個狀況之下, 你可以看到不管這個管理制度有多麼的細微,它是讓所有人遵循的一個共識,而公司裡面如果有些人去打破這個共識的時候,就會造成一些混亂,也會降低工作運作的效率。 所以當你這樣前後一比較,你就可以理解管理制度是需要被遵循的,然而什麼時候可以去同意一個例外的做法呢?!既然說它是例外,就會有各式各樣的原因,通常就是讓你覺得有點道理,不同意會有點為難,但是同意之後又好像自己跟自己規定出來的制度背道而馳,像這樣的狀況,如果不精確的判斷什麼可以同意什麼不可以同意的話,你將會發現未來有無數多個合理的例外請求會等著你。 所以好得多的方式,寧可是不要輕易的同意任何一個例外請求,如果真的遇到很多人同時都在反應這個制度無法運作的時候,最好的方式是召集一個小組,將這個管理制度的更新列為一個小專案,來重新檢討這個制度的可行性。 以上這個管理原則非常的重要,看起來很微小,但影響的範圍卻非常的廣大,希望對你有所幫助。如果你想了解更多關於企業組織規劃、與制度管理的內容,歡迎你可以報名我的【企業組織建立與制度管理】線下課程,你將學會如何把團隊打造成容易🤝合作💪協調🙌達標🥳的高士氣團隊! 💰現在報名享有最高優惠至4/7止! 報名連結:https://wp.me/PaIpp1-dgq

👩🏻‍🦰問:Anita~有學員想知道,公司的管理制度,一定只能一成不變嗎?員工一定只能依照規定,聽話照做嗎?有的時候員工或許有更聰明的方法,是不是只能憋著不說呢?

👩🏻Anita企業教練回答:
這是一個很有趣的問題,其實我常常會遇到不同的企業老闆,或甚至於是一些中高階主管,來問我這些這個問題,他們常常試圖想要在我的回答中找到一個正確解答,所以可以來證明他們的處理方式是對的,或者是期待我給他一些答案是可以解決他的困擾的。

其實要回答這個問題之前,我們要先來看看為什麼要一個制度?制度是用來讓一群人一起做某件事情,可以依據共同同意的原則,去協調安排這件事情該如何完成,如果你是用這樣的角度來看制度,我想關於上面的問題你就有答案了。如果你還不是很確定的話,讓我來舉個例子來幫助你。

讓我來用一家公司的請假制度,當作案例吧!當我們要訂這個請假制度的時候,首先要先來考量這個制度的目的,為什麼要有請假制度呢?一般來說是想要確保當一個員工請假的時候,他的工作項目是有被照顧的,他的任務是會被繼續完成的,或甚至於當客戶要找他協調事情的時候,是能夠找到代理人的。當我們釐清了一個請假制度有以上這些目的的時候,我們會針對這樣的目的去設計一個合適的請假制度,例如幾如果要請事假的話,需要幾天前提交請假申請,如果是超過一個禮拜以上的假期,那麼需要協調安排代理人等等的事務,並且可能會要求更提早幾天,像是兩個禮拜或是一個月以上的時間提出申請,對吧?!

在你確認好這個制度是可行的情況下,身為企業老闆,或者是中高階主管、人事主管,你會將這一個制度宣布給所有的員工理解,讓他們可以去遵守這個規範,理想的情況下,所有的人都依照這個規範去進行,那麼你可以想像你的公司管理會非常有秩序,所有的人都依照已經制定下來的原則去請假,那麼你就不會有突發的狀況難以處理。但是在這樣的制度之下,如果突然來了個天兵員工, 他個人在請假上面有很多自己的想法,或甚至於是不願意去遵守規定下來的條例,每次觸犯的時候就給你很多合理的理由,來去解釋為什麼他做不到,那麼你可以看到公司即將會面臨到一些混亂,例如客戶要找人找不到人,或者是有一些工作莫名其妙的就被延誤了。所以在這個狀況之下, 你可以看到不管這個管理制度有多麼的細微,它是讓所有人遵循的一個共識,而公司裡面如果有些人去打破這個共識的時候,就會造成一些混亂,也會降低工作運作的效率。

所以當你這樣前後一比較,你就可以理解管理制度是需要被遵循的,然而什麼時候可以去同意一個例外的做法呢?!既然說它是例外,就會有各式各樣的原因,通常就是讓你覺得有點道理,不同意會有點為難,但是同意之後又好像自己跟自己規定出來的制度背道而馳,像這樣的狀況,如果不精確的判斷什麼可以同意什麼不可以同意的話,你將會發現未來有無數多個合理的例外請求會等著你。

所以好得多的方式,寧可是不要輕易的同意任何一個例外請求,如果真的遇到很多人同時都在反應這個制度無法運作的時候,最好的方式是召集一個小組,將這個管理制度的更新列為一個小專案,來重新檢討這個制度的可行性。

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