分享者:Anita Chen 高績效教練
新年到!
家裡要大整理,那電腦裡滿滿的檔案呢?
是不是也該清一清了呢?!
今天就來跟大家聊聊,資料整理術課程裡的一個重要觀念!非常重要!
我常常覺得時間管理跟資料管理的關係是密不可分的,你想想如果自己身邊的資料,不管是書面紙本或是電腦裡的圖檔文件檔,堆積雜亂無章,那麼這些資訊就無法為自己「高效率的用」,不是嗎?
我曾經協助一位中小企業老闆在他的辦公室建立一套文件管理系統,當我第一次進入到他的辦公室時,整個空間被滿滿的雜誌目錄給淹沒了,接著我借用了他高階主管的電腦查一個圖檔,電腦一開的時候,我都嚇壞了!滿滿的桌面都是檔案,沒有空隙!
打開資料夾之後,全是各式各樣的檔名、雜亂的資料夾,即使我用年份、關鍵字、預期的使用專案,找不到就是找不到,就這樣花了 30 分鐘!找一張圖用 30 分鐘,同理可證,你可以想像在找尋其他的報價單、尺寸表、人事文件,可能會在電腦和書面文件反覆找尋,然後一天裡面有半天的時間,#都在找東找西,沒有產能!!!
所以想要高效率的時間管理,首先先讓自己身邊的這些資料可以好好的整頓一番!資料管理有沒有效,最重要的是 #資料好不好為你所用!你得先確立自己會「如何使用這項文件或資料,用什麼歸檔邏輯才方便讓自己使用?」這是首先你要問自己的問題。一旦確立好自己將會如何用這份文件或資料,接著你就能夠延伸出來如何為這些資料或文件做歸檔管理。
那這些滿滿的歷史資訊、有用文件、備份檔案要不要留呢?資料管理,並不是一股腦地把所有、全部的資訊都留下來,我們不是要開圖書館,我們要的是這些資料留下來,以後用得著,對嗎?!我來舉個例子,如果我看到一篇【斷食期間 100 個好吃料理食譜】,當下覺得太棒了,應該要收藏起來,以後我會用到,然後沒有將這項資訊做有效的歸檔整理,過了六個月之後,終於想起來現在要開始斷食了,來,捫心自問一下,你會去把這個資料翻出來?還是會把 Google 打開搜尋呢?我相信 99% 的人應該會打開 Google 搜尋,對吧?!為什麼?!!因為這樣 #比較快!所以那這一份所謂很棒的資料:【斷食期間 100 個好吃料理食譜】,要留嗎?要存起來嗎?其實不需要!
我們的時間就是在這些資料往來中,一分一秒的存擋、找檔案、找不到、找到後再存一次中流失的!所以千萬不要 #什麼資料都要留!不管這份資料是什麼形式,電子檔案或是紙本目錄或是人家傳送給過來的影片連結,也不管這個資料是立即需要使用的、或是未來某一天可能會用到的、或是主管拿過來的、或是別人說可以參考用的資料,如果全部都留下來。這是一個可怕的狀況,其實這樣做最沒有效率。
千萬不要 #什麼資料都要留,這是一個全新的思考邏輯,那什麼該留,什麼不該留,你可以用手上的這份資料的深淺程度來判斷要不要留這份資料,如果手上這份資料算是一種淺談的資訊,你很容易可以在網路上用關鍵字就可以搜尋到的資料,我建議就不需要留存。 這樣的資料可以像是:感冒的時候要吃什麼樣的維他命、氣炸鍋的食譜、如何設計一個 Excel 表單等等,像這些面向的資料,可能是短短的文章,或是幾個操作步驟,這些你只要在網路上輸入關鍵字,一下就可以找到答案的資訊,我建議的方式是不需要留存,因為這樣的資訊量非常的龐大, 與其花時間去把這些資訊量做分類、再做儲存歸檔, 不如在未來要用的時候,直接上網搜尋即可,反而可以節省更多時間。
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