分享者：Anita Chen 高績效教練

新年到！
家裡要大整理，那電腦裡滿滿的檔案呢？
是不是也該清一清了呢？！
今天就來跟大家聊聊，資料整理術課程裡的一個重要觀念！非常重要！

我常常覺得時間管理跟資料管理的關係是密不可分的，你想想如果自己身邊的資料，不管是書面紙本或是電腦裡的圖檔文件檔，堆積雜亂無章，那麼這些資訊就無法為自己「高效率的用」，不是嗎？

我曾經協助一位中小企業老闆在他的辦公室建立一套文件管理系統，當我第一次進入到他的辦公室時，整個空間被滿滿的雜誌目錄給淹沒了，接著我借用了他高階主管的電腦查一個圖檔，電腦一開的時候，我都嚇壞了！滿滿的桌面都是檔案，沒有空隙！

打開資料夾之後，全是各式各樣的檔名、雜亂的資料夾，即使我用年份、關鍵字、預期的使用專案，找不到就是找不到，就這樣花了 30 分鐘！找一張圖用 30 分鐘，同理可證，你可以想像在找尋其他的報價單、尺寸表、人事文件，可能會在電腦和書面文件反覆找尋，然後一天裡面有半天的時間，#都在找東找西，沒有產能！！！

所以想要高效率的時間管理，首先先讓自己身邊的這些資料可以好好的整頓一番！資料管理有沒有效，最重要的是 #資料好不好為你所用！你得先確立自己會「如何使用這項文件或資料，用什麼歸檔邏輯才方便讓自己使用？」這是首先你要問自己的問題。一旦確立好自己將會如何用這份文件或資料，接著你就能夠延伸出來如何為這些資料或文件做歸檔管理。

那這些滿滿的歷史資訊、有用文件、備份檔案要不要留呢？資料管理，並不是一股腦地把所有、全部的資訊都留下來，我們不是要開圖書館，我們要的是這些資料留下來，以後用得著，對嗎？！我來舉個例子，如果我看到一篇【斷食期間 100 個好吃料理食譜】，當下覺得太棒了，應該要收藏起來，以後我會用到，然後沒有將這項資訊做有效的歸檔整理，過了六個月之後，終於想起來現在要開始斷食了，來，捫心自問一下，你會去把這個資料翻出來？還是會把 Google 打開搜尋呢？我相信 99% 的人應該會打開 Google 搜尋，對吧？！為什麼？！！因為這樣 #比較快！所以那這一份所謂很棒的資料：【斷食期間 100 個好吃料理食譜】，要留嗎？要存起來嗎？其實不需要！

我們的時間就是在這些資料往來中，一分一秒的存擋、找檔案、找不到、找到後再存一次中流失的！所以千萬不要 #什麼資料都要留！不管這份資料是什麼形式，電子檔案或是紙本目錄或是人家傳送給過來的影片連結，也不管這個資料是立即需要使用的、或是未來某一天可能會用到的、或是主管拿過來的、或是別人說可以參考用的資料，如果全部都留下來。這是一個可怕的狀況，其實這樣做最沒有效率。

千萬不要 #什麼資料都要留，這是一個全新的思考邏輯，那什麼該留，什麼不該留，你可以用手上的這份資料的深淺程度來判斷要不要留這份資料，如果手上這份資料算是一種淺談的資訊，你很容易可以在網路上用關鍵字就可以搜尋到的資料，我建議就不需要留存。 這樣的資料可以像是：感冒的時候要吃什麼樣的維他命、氣炸鍋的食譜、如何設計一個 Excel 表單等等，像這些面向的資料，可能是短短的文章，或是幾個操作步驟，這些你只要在網路上輸入關鍵字，一下就可以找到答案的資訊，我建議的方式是不需要留存，因為這樣的資訊量非常的龐大， 與其花時間去把這些資訊量做分類、再做儲存歸檔， 不如在未來要用的時候，直接上網搜尋即可，反而可以節省更多時間。

如果你剛好也想學習更多

這個課程可以幫助你 👉【把資料變好用的整理術】線上音頻課程