分享者：Anita Chen 高績效教練

桌子又亂了嗎？電腦有處理不完的文件嗎？我遇過很多學生問我，如何不要浪費時間？如何提高效率，最常見的就是問，我的電腦、我的桌子好亂，每次看了都很心煩，是的沒錯！如果沒有一個明確的資料管理計劃，可能需要花費大量的時間在尋找、整理和處理資料上，從而影響工作效率，漸漸的生活裡就充滿了壓力和不開心的情緒反應，我想這是我們都不想要的！

在我最新的課程【把資料變好用的整理術】有教如何設置簡單又好用的整理術規律，但是不管是用在簡潔的邏輯管理資料、或是花錢買了很棒的 APP 協助自己，有一個最忌諱的壞習慣，會讓你用什麼方式管理都沒用，而且還會越整理越忙！

那就是：一急起來，就破壞自己定好的規矩，亂存放資料或者隨意歸檔。

像是電腦文件隨便存檔，隨意取名一個資料夾收著，下次同類型的資料，不存在這個資料夾裡，又去開一個資料夾儲存。隨便存檔是：檔名不給予任何標示、無法一覽無遺。舉個例子：像是這個報價單從 E-mail 下載下來，下載之後檔名是亂碼，自己在儲存到電腦裡的時候，沒有更改檔名，直接就儲存了，這樣狀況短時間內會記得，但時間一長，就很難找到了。或是，將資料一直放在各處的暫存區，就電腦檔案來說，可能是下載區域、文件區域、或是桌面，這些地方堆積了各式各樣文件，有 Word 檔、Excel、影片照片等等，在生活工作區域的桌面、櫃子上到處都是。

讓我舉個例子：我曾經見過一位財務主管，他就有這樣的問題。當時我們正在導入公司的運作流程，我去了他們辦公室要開會討論，路過他的桌面的時候，我整個傻了，桌上攤開著好幾本發票、各式各樣的收據表單散落各處，還有一些跟公司產品有關的廣告目錄、好幾個廠商資料夾、沒喝完的飲料、昨天的報紙、這些東西堆滿了他的桌子、側桌和櫃子上，你連要找一個放下一張 A4 紙的空間都沒有。當下我預期他的電腦狀況也類似如此，果然我們開會的時候，他反覆找公司運作了流程，打開了好幾個版本，就是找不到最新的那一版本，就這樣我們花了 15 分鐘時間等他準備好。像他的狀況就是很典型的例子。

像這種狀況，在辦公區域最佳的解決方式是，放置一個收納櫃或是平放的文件收納籃，將一些沒時間歸檔的資料都先放在一起，然後為自己訂立一個整理週期，可以是兩週一次或是一個月一次，將這個時間固定下來，那段時間就像是開會時間，一定得去參加，所以能夠確保時間到了能夠真的去整理這些資料，去將資料依照之前的歸檔邏輯歸檔。 在電腦檔案的部分，也是一樣的方式，設置一個檔案暫存區，或許可以初步分為文件檔案和圖檔，這樣子能夠幫助自己重新查看這些檔案資料的時候，能更快速地將它們分類到本來已經設置好的資料夾裡面。

千萬不要一忙起來，就破壞自己已經制定好的歸檔邏輯，隨意地擺放，這樣時間一久，要回頭再重新整理，可能也會提不起勁了！如果你剛好也想學習更多

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