《跑出全世界的人:NIKE創辦人菲爾・奈特夢想路上的勇氣與初心》給我的啟發

分享者:Anita Chen 高績效教練

很多人都會想要提高效率,試著想要找到最棒的 APP 來管理生活!生活管理 APP 可以幫助我們組織和分類任務,更容易追蹤和完成待辦事項,處此之外,也增加了許多方便性,可以隨時隨地方便地管理生活,無需攜帶筆記本或手寫日程表。市面上好用的 APP 這麼多,Notion, Todoist, Evernote, Google Keep 等等,那為什麼好用的 APP 軟體會變成「不好用」呢?

我想列舉幾個常見使用上的問題,讓你了解如果錯誤的使用 APP,那買再多的軟體,都無法幫自己提升效益:

一、沒有設定明確的目標,失去生活管理的方向性,浪費時間和資源。

讓我舉一個例子:大衛聽朋友介紹開始在 Trello 上建立了各種看板來管理自己的生活。其中他建立了一個看板來管理健身計畫,一個看板來管理旅遊計畫,一個看板來管理家庭事務。但他沒有為每個看板設定明確的目標和計劃,他只是在看板上添加了一些任務和想法,但沒有進一步思考如何實現這些目標和計劃,所以看板裡面沒有設定時間點、沒有寫下明確要做的任務、也看不到這些想法之間的前後順序、或是相關性,結果,大衛在 Trello 上花了很多時間,但是他沒有實際達成任何目標。

二、沒有設定優先順序。

舉個例子:小白他在運用 APP 管理工作項目時,經常在不同的備忘錄上添加各種任務和想法,但沒有花時間想清楚哪些任務是最重要的,需要優先處理。結果他的 APP 裡面,只有滿滿散落的訊息,很多應該要處理完成的事項,對於管理行程一點幫助都沒有,他只發現自己感到壓力很大,他花了在輸入資料,因為不知道先該做哪一件事,所以只是看到雜亂的訊息、感到不知所措,最後就不再使用這個 APP 了。

三、過度分類,分類是資訊管理的一個重要功能,但是如果分類過多,也可能會浪費時間和資源在管理分類上,而不是實際完成任務。

舉個例子:阿明他使用 Trello 時,喜歡將卡片分類得非常詳細。例如:將所有家庭任務分為洗衣服、掃地、買菜等類別。即使對於小事情,他也會創建一個新的類別,也就是增加了一個看板,你可以想像他就像是為了找一個立地方來放置跟買菜有關的事項,他就在房子裡隔了一個房間。結果,他的 Trello 看板變得非常複雜,他必須花很長時間才能找到需要處理的任務。這樣反而影響了他的效率。

總而言之,運用好的 APP 協助自己管理生活的先決條件是:了解自己的生活習慣和行動目的,藉著學習如何做好資料管理,這樣可以建制良好的管理邏輯,進一步運用 APP 人工智慧來幫助自己記錄和同步資訊!

如果你能夠如期的完成需要處理的項目:一是接觸到的資訊、二是關於自己的行動,就可以更有效地完成日常任務和目標,減少時間浪費和不必產生無端的焦慮感。我個人在管理公司營運事項和個人行程、個人資料管理,所採用的是 Trello 每個月5美元的「標準方案」,我覺得已經非常夠用了,我也將我做好資料管理和行程管理的秘訣推薦給你,這兩堂課能夠讓你的生活煥然一新!