跨部門會議開得沒完沒了，還沒有結論嗎？
身為主管老闆卻像是部屬的助理，忙著跟進專案、到處問、不斷的協調，還是沒有看到效率提升嗎？
會議是促進溝通、決策和協作的重要工具。然而，許多會議卻因為各種原因而失敗，浪費了時間和資源，並且未能達成預期的目標。除了要知道如何妥善安排合適的會議頻率、會議流程、並且寫下標準化的會議管理機制，有一些會議運作方式是越開越沒用、越開越令人心碎，像是：

1. 無法勝任會議主持的主持人：

這些包含缺乏能力統籌全場、引領討論，無法讓會議按照預定議程進行，並在必要時調整會議方向。也包含不適任的主持人自己都搞不清楚討論之後，是否有得到結論或決策、甚至於在不該切斷討論的時候去切斷討論，都無法獲得明確的結論或決策，會議結束的時候，也沒有獲得任何進展。

舉個例子，Mike 是一位在公司工作多年的老員工，他對公司的業務非常熟悉，因此被選為主持人。但是，這次他的表現卻讓人感到失望。

當所有與會者齊聚一堂，準備開始討論時，Mike 開始了會議。但裹成鍾，他沒有引領討論，也沒有按照預定議程進行，並且常常倚老賣老，才問大家有沒有什麼建議，然後其他同仁才說了Ａ，他就說我們做過了，沒有用，Ｂ又建議用一些創意的方式，他又說我們是傳產，不適合這麼激進的行銷手法等等等，會越開氣氛越差，漸漸地大家不想說話了，甚至有一些爭論發生在 Mike 和另外一個部門主管身上，隨著會議的進行，與會者發現 Mike 自己也搞不清楚討論之後是否有得到結論或決策。有時候，在不該切斷討論的時候，Mike 卻會突然插話，打斷大家的發言，使得討論無法順利進行。

最終，會議結束時，沒有得到任何明確的結論或決策。大家對於會議的成果感到失望，覺得這場會議是一場完全沒有進展的空談。這就是錯選了一位無法勝任會議主持的主持人，導致這次會議的失敗。

然而我必須說，不是每個人都天生就知道如何主持會議、知道如何表達，或是知道如何引導會議進行，我會建議以企業經營的角度，應該針對這些中高階主管或是常常會需要主持部門會議的員工進行簡報技巧的培訓。

2. 允許非常 Freestyle 的開會模式，也就是與會者可以隨意中斷會議離席：

任何人隨時中斷會議或臨時離開，會破壞會議的連貫性和流程。當會議與會者不斷中斷或臨時離席，會議無法順利進行，討論容易分散，導致會議效率低下。

這種突然離席或是分心去回訊息、講電話的方式，很容易都會造成剛剛的討論無效、或是得重新說明一次、或是得中斷等重要相關人士回到會議，才能繼續下去，我自己就見過一些產品開發會議，期間業務協理總是臨時離席，或是直接在會議上接起電話，他總是說客戶的事最重要，就隨意中斷會議去回覆客戶，但他卻沒想到會議就會因為他的缺席而停滯，其他與會者就必須停擺等他回來。長期以往，沒有人會重視這個會議了，與會者不再期待在會議中能有什麼進展，久而久之，大家來開會，開個頭之後，就各做各的事，會議的效率大大降低，而且還浪費公司人力資源。

好的方式是設定明確的會議規則，在會議開始前，向所有參與者介紹會議規則和期望，包括尊重他人發言、避免不必要的中斷和離席等。強調每個人的參與對於會議的重要性。

3. 與會者在開會之前沒有做好充足的準備：

包括不知道開什麼會、或是不知道自己應該呈報什麼結果，導致無法就重要議題做出有意義的討論或決策。缺乏準備還會降低會議的效率，因為與會者需要花更多時間來理解和討論相關問題。導致會議與會者無法做好準備的原因主要有這兩種：

• 沒有事先通知讓與會者做準備：會議的時間和議程沒有提前通知給與會者，或者議程不清晰，與會者就很難做好準備。他們可能不知道會議的主題、目的和討論內容是什麼，因此無法做出適當的準備。
• 缺乏明確的角色和責任： 如果與會者不清楚自己在會議中的角色和責任，或者不知道自己需要做什麼準備工作，就很難有效地準備參加會議。

會議與會者缺乏準備的原因也可能是多方面的，包括溝通不足、時間壓力、資源限制、個人態度等等。要提高會議與會者的準備程度，需要確保提前通知、清晰的議程、提供必要的資源和訊息，才能激勵與會者對會議的重視和參與。

總而言之，企業應該謹慎召開會議，確保每次召開的會議都有明確的目的和議程，並且確保參與者對會議的重要性有清楚的認知。透過精心計劃和有效的溝通，企業可以減少無效會議的頻率，提高會議的效率和成效，讓員工更加專注於重要工作和任務。