準備老半天，簡報卻沒人想聽！——五個做簡報一定要知道的小技巧

分享者：Anita Chen 高績效教練

在各式各樣的商業場域、 正式的交流活動，都免不了需要透過正式的簡報，來相互傳遞重要資訊，以達到活動的目的，它可以用於產品銷售、項目報告、教學演示、公司內部會議等場合。

通過簡報，你可以有效地傳達你的想法，與他人分享知識，影響與會者的決策和行為，並在任何主題活動中獲得成功。

我個人認為透過簡報檔案，在會議上提出論述，是一個達到活動目的重要媒介，而這個媒介是否能夠產生效用，就是端看做簡報的這個人和他所設計出來的簡報檔案，是不是能夠完整、且有效率的陳述出自己的論點，並且在過程中，能夠潛移默化地讓與會者認同自己的觀點。

常見的簡報會沒有效益，有三個原因：

一、在簡報內容上出了差錯內容

就是整體簡報要表達、論述的內容出了差錯，這樣不是搞錯了簡報場合的目標，就是搞錯了簡報內容的重點。

二、在簡報文件檔案上出了差錯

就是讓簡報文件檔案的設計，並沒有幫助簡報者產生更多影響力，通常出差錯的狀況不是把簡報檔案設計得太過花俏、複雜難懂，就是簡單過頭到沒什麼用處。

三、在簡報表達控場上出了差錯

就是在台上做簡報的過程當中，無法做良好的起承轉合控場，導致任何人都可以打斷自己的簡報，或者像是唱獨角戲一般的自說自話，跟台下與會者彷彿是兩個世界一般，這樣即使簡報內容合乎活動目標、合乎場域、可能也達不到效果。

簡報的過程中，最重要的就是能夠有效率地傳遞訊息，讓你能夠在一個相對正式的場合，去清晰地、有組織地傳遞訊息，透過適當的內容組織、視覺輔助和語言表達，你可以向與會者傳遞關鍵訊息、數據、觀點等，讓他們理解和接受你的訊息，進而達到這場活動的目標。

所以針對不同會議簡報的場合，要做好一場有效的簡報，在事先的準備上，你就必須先釐清兩大重點：簡報的類型和簡報的對象！

一、簡報類型

根據會議形式和目的，有不同屬性的簡報類型，為了做到有效的簡報，你需要在準備簡報內容和形式的時候，就先要辨識出來你所要參加的簡報會議或活動是屬於哪一種類型，並且依據這個類型所需要的效果，來著手設計簡報內容。

以下我列出常見的五種類型：

決策簡報、資訊共享簡報、專案進度簡報、培訓和教育簡報、銷售性簡報。

二、簡報對象

當你身為一位簡報者時，應該要能夠根據不同與會者對象的特點和關注點來定制和調整簡報內容，以確保能夠有吸引力和有效性。

這些對象不外乎為：高層管理人員、團隊成員、客戶和潛在客戶、同事和同事間的合作夥伴、培訓對象或是知識分享對象。

當你在準備簡報內容之前，千萬要依照上述所分享的資料去分辨，你要做的簡報是哪一種類型、與會者又是哪一種對象，這樣你的簡報內容，才會受歡迎，並且看到效果！

我個人曾經見過非常失敗的說明會活動，這實在是我個人的經歷，因為家裡附近的建地有了都耕的計畫，文化部招開了一個說明會，讓附近的住戶理解在古蹟附近，所以建案會有比較多的限制，當然主持會議者並沒有意識到住戶參加這場活動是想知道「如何有進展」，但簡報者卻講了籠統的地區歷史 30 分鐘，過程中參加的住戶地主們越來越耐不住性子了，就開始紛紛打斷簡報過程，最直接的一位，他直接大喊你不要一個外地人來這邊告訴我們這些從小在這裡長大的人，我們這裡的歷史緣由，這不是我們來這場說明會的目的。

當時氣氛一陣凝結，但我卻覺得他打斷的好，這真的不是來與會的住戶想要知道的。

關於如何做好簡報，我設計了一堂課【超強簡報力，一次就上手！】，這堂課要帶給你扎扎實實的簡報技巧，不是如何把 Power Point 做得好看、也不是要教你多會講故事、說好話，而是要讓你在短短 50 分鐘內，學會做有效的簡報，讓你完善表達所想，並且獲得預期結果。