想要開會有效率就這樣做

阿玉仔的小問答系列——懶惰癌發作該怎麼辦?

分享者:高績效教練 Anita Chen

跨部門會議開得沒完沒了,還沒有結論嗎?

身為主管老闆卻像是部屬的助理,忙著跟進專案、到處問、不斷的協調,還是沒有看到效率提升嗎?

總有處理不完的問題,在各部門之間竄來竄去,努力溝通了還是找不到共識嗎?

你好,我是高績效教練 Anita,我很擅長制訂公司的行政管理制度,藉由標準化的運作機制,來強化團隊運作的共識,進而促進工作效率,創造更高業績。

中小企業在營運時常遇到各式各樣的問題,以下這些問題,是可以透過制定會議來解決:

1. 溝通和協調問題:會議提供了一個平台,讓不同部門或團隊成員聚集在一起,討論重要事項、分享資訊和協調工作。

2. 問題解決和決策困難:會議可以成為解決問題和做出重要決策的場所。通過召開專門的問題解決會議或策略性會議,參與者可以共同討論問題,分享觀點和經驗,找到解決方案並做出明智的決策。

3. 員工參與和士氣問題:中小企業的成功往往依賴於全體員工的參與和投入。如果員工參與度低或士氣不高,可能會影響營運效率和團隊合作。透過定期的會議,可以提供一個平台讓員工發表意見、提出建議、分享成功故事,從而增強員工參與感和士氣。

正因為會議可以促進運作效率,也常見到會議的招開氾濫、變成是工作的負擔,我就見過一位學員跟我分享,他們所在的工程部門,所撰寫的程式都會需要主管批准,但是工程部的主管常常在參加各式各樣的會議,等到他會議回來都是大家下班的時間了,所以反而自己部門內的工作效率被大大的降低。

那該如何有效的開會呢?

這在我的新課程【提升開會效率:公司必備會議管理術】有完整的教導,讓你能夠擺脫沒完沒了的無效會議、避免爭論不休的討論,這堂課將教會你針對公司營運所需,制定合宜的會議制度,並且能夠針對不同主題的會議種類,設定正確的開會頻率、有效的會議議程、以及控制會議的進行,以確保公司營運因會議機制而提高產能與效率。

在這裡,我想跟你分享制定會議頻率與需要依據以下三個原則來制定:

一、重要性與緊急性原則:

根據會議的重要性和緊急性程度,安排會議的頻率。對於重要且緊急的事項,需要經常召開會議以迅速解決問題。相反地,較不重要或非緊急的事項可以減少會議頻率,以節省時間和資源。

二、目標和成效原則:

根據會議的目標和預期成效,安排會議的頻率。如果會議的目的是共享重要資訊、做出決策、解決問題或推動專案進展,則可能需要頻繁召開會議以確保溝通和協調。但如果目標已經達成或沒有明確的目的,則可以減少會議頻率,以免浪費時間。

三、參與者和資源原則:

根據會議參與者的可用性和資源的可行性,安排會議的頻率。確保主要參與者的出席率和參與度,並考慮他們的日程安排和工作負載。

舉個例子,像在一個十個人的小企業裡,還天天舉辦一小時的部門會議,相對來說就比較像是在浪費時間,因為人少,很多事情可能可以5分鐘10分鐘就溝通好了,不需要一直開會討論。

這三個原則提供了安排會議頻率和頻繁程度的指引,讓你有效地利用時間和資源,並確保會議的目標能夠實現。 要堆動有效會議,不可避免的,你需要完整的會議管理機制,這樣的情況下,去制定一個合宜的公司會議管理制度,是最佳方法,在我的這堂課【提升開會效率:公司必備會議管理術】就提供了一份完整的會議制度範本,讓你參考去制定自己公司的會議制度,希望對你有所幫助。