想要開會有效率就這樣做

分享者：高績效教練 Anita Chen

跨部門會議開得沒完沒了，還沒有結論嗎？

身為主管老闆卻像是部屬的助理，忙著跟進專案、到處問、不斷的協調，還是沒有看到效率提升嗎？

總有處理不完的問題，在各部門之間竄來竄去，努力溝通了還是找不到共識嗎？

你好，我是高績效教練 Anita，我很擅長制訂公司的行政管理制度，藉由標準化的運作機制，來強化團隊運作的共識，進而促進工作效率，創造更高業績。

中小企業在營運時常遇到各式各樣的問題，以下這些問題，是可以透過制定會議來解決：

1. 溝通和協調問題：會議提供了一個平台，讓不同部門或團隊成員聚集在一起，討論重要事項、分享資訊和協調工作。

2. 問題解決和決策困難：會議可以成為解決問題和做出重要決策的場所。通過召開專門的問題解決會議或策略性會議，參與者可以共同討論問題，分享觀點和經驗，找到解決方案並做出明智的決策。

3. 員工參與和士氣問題：中小企業的成功往往依賴於全體員工的參與和投入。如果員工參與度低或士氣不高，可能會影響營運效率和團隊合作。透過定期的會議，可以提供一個平台讓員工發表意見、提出建議、分享成功故事，從而增強員工參與感和士氣。

正因為會議可以促進運作效率，也常見到會議的招開氾濫、變成是工作的負擔，我就見過一位學員跟我分享，他們所在的工程部門，所撰寫的程式都會需要主管批准，但是工程部的主管常常在參加各式各樣的會議，等到他會議回來都是大家下班的時間了，所以反而自己部門內的工作效率被大大的降低。

那該如何有效的開會呢？

這在我的新課程【提升開會效率：公司必備會議管理術】有完整的教導，讓你能夠擺脫沒完沒了的無效會議、避免爭論不休的討論，這堂課將教會你針對公司營運所需，制定合宜的會議制度，並且能夠針對不同主題的會議種類，設定正確的開會頻率、有效的會議議程、以及控制會議的進行，以確保公司營運因會議機制而提高產能與效率。

在這裡，我想跟你分享制定會議頻率與需要依據以下三個原則來制定：

一、重要性與緊急性原則：

根據會議的重要性和緊急性程度，安排會議的頻率。對於重要且緊急的事項，需要經常召開會議以迅速解決問題。相反地，較不重要或非緊急的事項可以減少會議頻率，以節省時間和資源。

二、目標和成效原則：

根據會議的目標和預期成效，安排會議的頻率。如果會議的目的是共享重要資訊、做出決策、解決問題或推動專案進展，則可能需要頻繁召開會議以確保溝通和協調。但如果目標已經達成或沒有明確的目的，則可以減少會議頻率，以免浪費時間。

三、參與者和資源原則：

根據會議參與者的可用性和資源的可行性，安排會議的頻率。確保主要參與者的出席率和參與度，並考慮他們的日程安排和工作負載。

舉個例子，像在一個十個人的小企業裡，還天天舉辦一小時的部門會議，相對來說就比較像是在浪費時間，因為人少，很多事情可能可以５分鐘１０分鐘就溝通好了，不需要一直開會討論。

這三個原則提供了安排會議頻率和頻繁程度的指引，讓你有效地利用時間和資源，並確保會議的目標能夠實現。 要堆動有效會議，不可避免的，你需要完整的會議管理機制，這樣的情況下，去制定一個合宜的公司會議管理制度，是最佳方法，在我的這堂課【提升開會效率：公司必備會議管理術】就提供了一份完整的會議制度範本，讓你參考去制定自己公司的會議制度，希望對你有所幫助。